چگونه در دوران عدم‌قطعیت به تیم‌ها احساس ثبات بدهیم؟

وقتی شرایط و اولویت‌های کسب‌وکار به‌سرعت تغییر می‌کنند، کارکنان حتی زمانی که پاسخ ساده‌ای وجود ندارد، برای اطمینان خاطر به رهبران نگاه می‌کنند. رهبران همیشه نمی‌توانند قطعیت ایجاد کنند، اما می‌توانند با ارتباط صادقانه، اولویت‌های روشن و پایدار و حضور مستمر، به تیم‌ها احساس ثبات بدهند.

به گزارش پایگاه خبری موفقیت شناسی به نقل از فوربس، آگاه‌کردن اعضای تیم از آنچه می‌دانیم، آنچه بدون تغییر باقی مانده و آنچه ممکن است در آینده رخ دهد، کمک می‌کند دوره‌های پرتلاطم و نامطمئن را با اعتمادبه‌نفس بیشتری پشت سر بگذارند. در ادامه، اعضای شورای مربیان فوربس راهکارهایی را برای هدایت تیم‌ها در دوران تغییر، بدون تظاهر به داشتن همه پاسخ‌ها، به اشتراک می‌گذارند.

به‌روزرسانی‌های صادقانه و به‌موقع ارائه دهید

اگرچه تغییر می‌تواند فرصت‌های خوبی به همراه داشته باشد، مردم از عدم‌قطعیت و پیامدهای منفی احتمالی آن می‌ترسند. نمی‌توان دانست در آینده دقیقاً چه اتفاقی خواهد افتاد؛ اما مردم به رهبرانی اعتماد می‌کنند که هنگام بروز تغییرات، به‌روزرسانی‌های صادقانه و به‌موقع ارائه می‌دهند. صداقت مستمر اعتماد می‌سازد؛ اعتمادی که برای ایجاد حس ثبات، وقتی اوضاع بی‌ثبات است، ضروری است.

انتظارات را روشن کنید

رهبران همیشه نمی‌توانند قطعیت ایجاد کنند، اما می‌توانند ثبات ایجاد کنند. درباره آنچه می‌دانید، آنچه نمی‌دانید و آنچه ممکن است تغییر کند، شفاف باشید. اولویت‌ها را روشن و ارتباطات را منظم نگه دارید. ثبات از داشتن همه پاسخ‌ها حاصل نمی‌شود؛ از این حاصل می‌شود که افراد بدانند چه انتظاری می‌توانند از شما داشته باشند.

ندانسته‌هایتان را بیان کنید

آنچه را می‌دانید و آنچه را نمی‌دانید، با تیم در میان بگذارید. تیم‌ها به رهبرانی نیاز ندارند که وانمود می‌کنند همه پاسخ‌ها را می‌دانند؛ آن‌ها به رهبرانی نیاز دارند که باثبات باشند، مرتب ارتباط برقرار کنند، عدم‌قطعیت را بپذیرند و روشن کنند که در حال حاضر چه چیزی اهمیت دارد. ارتباط صادقانه ثبات می‌آفریند، چون افراد می‌دانند در چه موقعیتی قرار دارند؛ حتی اگر ندانند دقیقاً چه اتفاقی خواهد افتاد.

شفاف باشید

پاسخ ساده است: شفافیت. تغییر اجتناب‌ناپذیر است و سازگاری با آن نیز ضرورت دارد؛ اما شما به‌عنوان رهبر می‌توانید با شفاف‌بودن درباره چشم‌انداز شرکت، تغییرات سازمانی، تحولات صنعت و چالش‌های اصلی واحدها، ثبات بیشتری ایجاد کنید. همچنین می‌توانید انتظارات، اولویت‌ها و محدودیت‌ها را برای کارکنان روشن کنید. شفافیت و حمایت از تیم، دست‌در‌دست هم پیش می‌روند.

زمینه را توضیح دهید و اعتماد ایجاد کنید

به یاد داشته باشید که «نمی‌دانم» پاسخی صادقانه است. من اغلب این جمله را هم اضافه می‌کنم: «بیایید با هم راهش را پیدا کنیم.» درباره آنچه می‌دانید، آنچه نمی‌دانید و آنچه تغییر نمی‌کند، شفاف باشید. تیم شما به رهبرانی نیاز ندارد که برای هر پرسشی پاسخی داشته باشند؛ اعضای تیم به درک زمینه، ثبات و ارتباط صادقانه نیاز دارند. وقتی دلیل اتفاق‌ها را می‌فهمند و می‌دانند در چه موقعیتی قرار دارند، می‌توانند با اعتمادبه‌نفس بیشتری از دوران عدم‌قطعیت عبور کنند.

تاب‌آوری و حرکت رو به جلو را الگو قرار دهید

رهبرانی که واقعیتِ ناامیدی و سردرگمی را می‌پذیرند و در عین حال تاب‌آوری و توانایی ادامه‌دادن را به نمایش می‌گذارند، به تیم‌هایشان نیز کمک می‌کنند مسیر پیش رو را ببینند. در میان گذاشتن چالش‌ها و نشان‌دادن توانایی سازگاری و تغییر مسیر، زمینه‌ساز حرکت هدفمند و مثبت، هم در سطح فردی و هم در کل تیم، است.

پیش از وقوع اتفاق ارتباط برقرار کنید

اعتماد، زیربنای واقعی یک تیم است. وقتی اوضاع به‌سرعت تغییر می‌کند، افراد لزوماً به قطعیت نیاز ندارند؛ آن‌ها باید بدانند که رهبرشان حقیقت را به‌موقع با آن‌ها در میان می‌گذارد، نه وقتی که ماجرا دیگر برای همه روشن شده است. همین عادت ــ گفتنِ «این چیزی است که تغییر کرده و این چیزی است که هنوز نمی‌دانم» ــ بیش از هر اطمینان‌بخشی کلی به ایجاد ثبات کمک می‌کند.

منطق تصمیم‌گیری و گام‌های بعدی را توضیح دهید

وقتی اوضاع به‌سرعت تغییر می‌کند، حتی اگر نتوانید به تیم خود اطمینان خاطر بدهید، می‌توانید شفافیت ایجاد کنید. درباره آنچه می‌دانید، آنچه نمی‌دانید و زمان احتمالیِ دست‌یابی به اطلاعات بیشتر، صادقانه و روشن صحبت کنید. یکی از راه‌های انجام این کار، توضیح منطق تصمیم‌ها و گام‌های بعدی است. سپس به اعضای تیم فرصت دهید سؤال بپرسند و نگرانی‌هایشان را مطرح کنند. این کار می‌تواند، حتی در شرایطی که هنوز ابهام‌هایی وجود دارد، حس ثباتی را که به آن نیاز دارند فراهم کند.

هدف، اولویت‌ها و مسیر را روشن کنید

به‌جای وعده‌دادن درباره قطعیتِ نتیجه، با روشن‌کردن مسیر به تیم ثبات بدهید. رهبران می‌توانند به‌طور مداوم بر مواردی تأکید کنند که تغییر نمی‌کنند: هدف، اصول تصمیم‌گیری، اولویت‌های فعلی و شیوه واکنش تیم به اطلاعات تازه. افراد وقتی می‌دانند در شرایط نامطمئن چگونه مسیرشان را پیدا کنند، بهتر می‌توانند از این شرایط عبور کنند.

آرامش خود را حفظ کنید

پیروی از رهبران آرام بسیار آسان‌تر از همراهی با رهبرانی است که دستپاچه به نظر می‌رسند. رهبران آرام با حضور مؤثر، شایستگی و اعتمادبه‌نفس خود، به دیگران کمک می‌کنند از واکنش‌های شتاب‌زده فاصله بگیرند و سنجیده‌تر پاسخ دهند. آن‌ها آنچه را می‌دانند، نمی‌دانند یا فعلاً نمی‌توانند فاش کنند، صادقانه بیان می‌کنند. به‌جای وعده‌دادن اینکه همه‌چیز خوب خواهد شد، واقعیت‌های کسب‌وکار را در نظر می‌گیرند و بر آنچه در کنترلشان است تمرکز می‌کنند.

گفت‌وگو را ادامه دهید

رهبران نمی‌توانند در شرایط متغیر، وعده قطعیت بدهند؛ اما می‌توانند متعهد شوند که گفت‌وگو را ادامه دهند. ارتباط منظم و دوسویه، که در آن کارکنان شنیده می‌شوند و فقط اطلاعات دریافت نمی‌کنند، همراه با همدلی واقعی نسبت به دشواری‌های تغییر، چیزی است که افراد می‌توانند به آن تکیه کنند. همین ارتباط پایدار، بیش از هر پاسخ مشخصی، به افراد احساس ثبات می‌دهد.

هم اخبار خوب را به اشتراک بگذارید و هم اخبار بد را

برای رهبران مهم است که در تیم‌های خود فرهنگ شفافیت را پرورش دهند. اغلب، این ابهام و پنهان‌کاری است که اعضای تیم را دچار استرس می‌کند. وقتی اخبار بد را نیز مانند اخبار خوب با تیم در میان می‌گذارید، رابطه‌ای مبتنی بر اعتماد شکل می‌دهید.

ارزش‌ها را تکیه‌گاه تیم قرار دهید

به‌جای وعده‌دادن درباره نتایج قطعی، تیم را به آنچه ثابت می‌ماند متکی کنید: ارزش‌ها، فرایند تصمیم‌گیری و شیوه و زمان برقراری ارتباط. درباره آنچه می‌دانید، آنچه نمی‌دانید و زمان پیگیری موضوع شفاف باشید. اعتمادی که از طریق روابط پایدار شکل می‌گیرد، بیش از هر پاسخ قطعی دیگری به افراد کمک می‌کند تغییرات را پشت سر بگذارند.

از تیم برای بازخورد و مشارکت دعوت کنید

برای هدایت تغییر، رهبران می‌توانند با آگاه‌کردن تیم‌ها و دریافت بازخورد آن‌ها آغاز کنند تا اعضای تیم نیز در شکل‌دادن به نتیجه نقش داشته باشند. رهبران مؤثر پرسش‌های باز می‌پرسند تا اعضای تیم در دوران گذار مشارکت کنند و توانمند شوند. همچنین با ارائه اطلاعات روشن، مستمر و منظم درباره تغییرات، حس ثبات و شفافیت را تقویت می‌کنند و از همه دعوت می‌کنند نظرشان را بیان کنند.

با عدم‌قطعیت کنار بیایید

پیش از آنکه در کنار تیم خود باشید، با ناراحتیِ ناشی از عدم‌قطعیت در خودتان روبه‌رو شوید. آنچه مردم نشانه ثبات می‌دانند، به‌ندرت یک پاسخ مشخص از سوی رهبر است. مهم‌تر از آن، توانایی رهبر در ماندن کنار مسئله‌ای حل‌نشده، گوش‌دادن و بررسی موضوع همراه با تیم است؛ بدون آنکه بخواهد هر سکوتی را با حرف‌زدن پر کند. رهبری که چنین حضوری دارد، حتی بدون گفتن حرف‌های زیاد، به دیگران احساس ثبات می‌دهد.

امید و راهکارهای عملی را نشان دهید

رهبران نمی‌توانند وانمود کنند که همه پاسخ‌ها را دارند، اما می‌توانند امیدی واقع‌بینانه ایجاد کنند؛ نه با تکیه بر آرزوها، بلکه با ترسیم مسیرهای روشنی برای پیشرفت که موفقیت را ممکن و دست‌یافتنی می‌کنند. به تیم خود نشان دهید چه فرصت‌هایی وجود دارد، در چه زمینه‌هایی اختیار عمل دارند و چگونه می‌توانند از شرایط نامطمئن عبور کنند. رهبرانی که چشم‌اندازی از فرصت‌ها و مسیرهای عملی پیش روی تیم می‌گذارند، چیزی پایدارتر از قطعیت یا خوش‌بینیِ بی‌پشتوانه به آن می‌دهند.

پیام هدفمند و باثباتی را دنبال کنید

تیم را به آنچه تغییر نمی‌کند، متصل نگه دارید. در دنیایی که پیوسته در حال تغییر است، ایجاد حس ثبات اهمیت دارد. حتی در میان تغییر مهلت‌ها، اعضای تیم را بر هدفی بزرگ‌تر متمرکز کنید. به آن‌ها یادآوری کنید که پشتیبانشان هستید و می‌توانند در دوران جابه‌جایی و خروج کارکنان به رهبری باثبات شما تکیه کنند. همچنین، تداوم پیام‌رسانی با این چارچوب که «به کجا می‌رویم، اکنون کجا هستیم و در ادامه چه اتفاقی می‌افتد»، می‌تواند اضطراب را کاهش دهد. ثبات می‌تواند به ماندگاری کارکنان کمک کند.

ابتدا در خودتان ثبات ایجاد کنید

رهبران باید ابتدا به ثبات درونی برسند. ثبات از داشتن پاسخ همه پرسش‌ها حاصل نمی‌شود؛ بلکه از این توانایی ناشی می‌شود که اجازه ندهند عدم‌قطعیت بر فضای تیم مسلط شود. وقتی رهبر در میانه تغییر هوشیار و آرام می‌ماند، تیم برای جهت‌گیری به نقطه‌ای باثبات دسترسی دارد.

با گوش‌دادن، حس همدلی و همراهی را تقویت کنید

ثبات از حس همراهی و آگاهی از این موضوع ناشی می‌شود که «تنها نیستید». رهبران می‌توانند با پرورش فرهنگ گوش‌دادن به نیازهای اعضای تیم، شنیدن نارضایتی‌هایشان و در دسترس بودن برای کمک به آن‌ها، ثبات ایجاد کنند. این حمایت به اعضای تیم کمک می‌کند با احساسات و سردرگمی‌های ناشی از تغییر شرایط، اولویت‌ها و انتظارات کنار بیایند.

درباره تغییر اولویت‌ها صادق باشید

حتی وقتی نمی‌توانید به افراد اطمینان خاطر بدهید، می‌توانید با آن‌ها شفاف باشید. درباره آنچه تغییر می‌کند، آنچه ثابت می‌ماند و موضوعی که تیم باید در حال حاضر بر آن تمرکز کند، صادقانه صحبت کنید. مردم از رهبران انتظار ندارند آینده را پیش‌بینی کنند؛ آن‌ها می‌خواهند بدانند کسی به حرف‌هایشان گوش می‌دهد، تصمیم می‌گیرد و همه را در مسیری مشترک پیش می‌برد.

انتهای پیام/