توجه کامل اکنون به یک مزیت رقابتی تبدیل شده است
آخرین جلسه ویدئویی خود را تصور کنید. ده چهره در قاب‌های کوچک روی صفحه دیده می‌شوند و شما می‌توانید از نگاه‌هایی که مدام به اطراف می‌چرخند، پاسخ‌های همراه با تأخیر مانند «ببخشید، می‌توانید دوباره تکرار کنید؟» و تایپ کردن‌های مشکوک و سریع، متوجه شوید که شاید فقط سه نفر واقعاً در جلسه‌ای که به آن پیوسته‌اند حضور ذهنی دارند. بقیه، توجه کامل خود را با تلاش برای رسیدگی هم‌زمان به چند کار جایگزین کرده‌اند.
به گزارش پایگاه خبری موفقیت شناسی، متیو فری نوشت: من به مربیانی که آموزش می‌دهم پیشنهاد می‌کنم از زاویه دیگری به این موضوع نگاه کنند: دیگر آن را صرفاً مشکلی مربوط به آداب حضور در جلسات ندانید، بلکه آن را فرصتی ارزشمند تلقی کنید.
وقتی توجه پراکنده به وضعیت عادی یک جلسه تبدیل می‌شود، توجه کامل به یک مزیت رقابتی بدل خواهد شد؛ یکی از معدود مزیت‌هایی که هیچ هزینه‌ای ندارد، به استعداد خاصی نیازمند نیست و در دسترس هر فردی قرار دارد که حاضر باشد آن را تمرین کند.
چرا توجه کامل تا این اندازه کمیاب شده است؟
این مسئله ناشی از ضعف اراده افراد نیست؛ بلکه نتیجه محیطی است که در آن کار می‌کنیم.
بر اساس پژوهشی که مؤسسه گالوپ در سال ۲۰۰۶ به آن اشاره کرده است، گلوریا مارک، استاد دانشگاه کالیفرنیا در ارواین، به همراه همکارانش فعالیت کارکنان دانشی را به‌صورت دقیقه‌به‌دقیقه بررسی کردند.
نتایج نشان داد که این کارکنان به‌طور متوسط تنها حدود سه دقیقه روی یک وظیفه تمرکز می‌کردند و سپس فعالیت خود را تغییر می‌دادند یا با وقفه‌ای روبه‌رو می‌شدند. همچنین پس از قطع شدن تمرکز بر یک کار، به‌طور متوسط ۲۳ دقیقه و ۱۵ ثانیه زمان لازم بود تا دوباره به آن بازگردند.
جلسات کاری نیز کمکی به بهبود این وضعیت نمی‌کنند.
یک پژوهش مایکروسافت در سال ۲۰۲۱ درباره جلسات دورکاری کارکنان آمریکایی این شرکت در سال ۲۰۲۰ نشان داد که انجام هم‌زمان فعالیت‌های مرتبط با ایمیل، با افزایش تعداد شرکت‌کنندگان و طولانی‌تر شدن جلسات بیشتر می‌شود. این رفتار همچنین در جلسات تکرارشونده و جلساتی که صبح برگزار می‌شوند، رایج‌تر است.
به بیان دیگر، ساختار برنامه‌های کاری امروزی به‌گونه‌ای است که حضور ذهنی ناقص شرکت‌کنندگان به وضعیتی عادی تبدیل شده است.
و دقیقاً به همین دلیل است که فردی با حضور ذهنی و توجه کامل، از دیگران متمایز می‌شود.
حضور ذهنی ناقص واقعاً چه هزینه‌هایی دارد؟
آشکارترین هزینه توجه ناقص، کاهش درک و فهم مطالب است.
ممکن است تردید موجود در صدای مشتری را متوجه نشوید، عددی را که با سایر داده‌ها همخوانی ندارد نادیده بگیرید، یا اعتراض محتاطانه یکی از کارکنان کم‌تجربه‌تر را از دست بدهید؛ اعتراضی که شاید مهم‌ترین نکته مطرح‌شده در تمام آن جلسه باشد.
در نتیجه، تصمیم‌هایی که در جلسه این هفته گرفته شده‌اند، هفته آینده دوباره مورد بحث و بررسی قرار می‌گیرند؛ زیرا هیچ‌کس در زمان طرح آن‌ها واقعاً با دقت گوش نداده است.
اما هزینه کمتر آشکار این وضعیت، به روابط انسانی مربوط می‌شود و حتی از هزینه نخست نیز بزرگ‌تر است.
افراد متوجه می‌شوند که شما واقعاً به آن‌ها توجه نمی‌کنید.
هر بار که می‌گویید «صبر کنید، دوباره بگویید»، به شکلی غیرمستقیم به حاضران پیام می‌دهید که سخنانشان به‌اندازه کافی برای جلب توجه شما اهمیت نداشته است. به‌این‌ترتیب، اعتماد به‌تدریج و در گام‌هایی چنان کوچک فرسوده می‌شود که حتی ممکن است کسی به آن اعتراض نکند.
اما اگر این وضعیت را برعکس کنیم، نتیجه نیز معکوس خواهد شد.
فردی که تمام گفت‌وگو را با دقت دنبال می‌کند، مطالب مطرح‌شده در بیست دقیقه قبل را به خاطر می‌سپارد و دیدگاه‌های دیگران را به‌درستی بازگو می‌کند، به‌تدریج به شخصی تبدیل می‌شود که دیگران ترجیح می‌دهند تصمیم‌های مهم را با مشارکت یا نظر او پیش ببرند.
این ویژگی ناشی از کاریزما یا جذابیت شخصیتی نیست؛ بلکه حاصل توجهی است که آثار مثبت آن به‌مرور زمان روی هم انباشته می‌شوند.
من هنگام مربیگری مدیران اجرایی و بررسی شیوه حضور و تعامل آنان با دیگران، بارها این موضوع را مشاهده کرده‌ام.
افرادی که بالاترین عملکرد را در یک شرکت دارند، به‌ندرت کسانی هستند که در جلسات سریع‌تر از همه صحبت می‌کنند؛ بلکه معمولاً بهترین شنوندگان حاضر در جلسه‌اند.
اگر از افراد اطرافشان درباره آنان سؤال کنید، توصیف‌هایی به‌شکل شگفت‌آوری مشابه خواهید شنید:
وقتی با او صحبت می‌کنید، احساس می‌کنید گفت‌وگو با شما تنها موضوعی است که در برنامه کاری‌اش وجود دارد.
چنین اعتباری از طریق گفت‌وگوهایی ساخته می‌شود که در هر یک از آن‌ها، تمام توجه فرد به طرف مقابل اختصاص یافته است.
و نکته مهم این است که برای یک رقیب حواس‌پرت، تقلید واقعی این ویژگی تقریباً غیرممکن است.
بازتنظیم تمرکز در ۶۰ ثانیه پیش از ورود به جلسه
راهکار عملی برای حل این مشکل، پیش از شروع جلسه آغاز می‌شود.
تنها ۶۰ ثانیه زمان بگذارید.
تمام پنجره‌ها و زبانه‌های مرورگری را که برای جلسه ضروری نیستند ببندید، تلفن همراهتان را بی‌صدا کنید، آن را دور از دسترس قرار دهید و پاسخ یک پرسش را به‌صورت مکتوب بنویسید:
این جلسه چه چیزی از من نیاز دارد و من چه چیزی از این جلسه می‌خواهم؟
نوشتن تنها یک جمله کافی است.
با این کار، درواقع وظیفه مشخصی به ذهن خود سپرده‌اید؛ و ذهنی که وظیفه روشنی دارد، کمتر از ذهنی که صرفاً به آن گفته شده «حواست را جمع کن»، سرگردان می‌شود.
سپس در طول جلسه از یکی از قدیمی‌ترین ابزارهای حفظ توجه استفاده کنید: یادداشت‌برداری با دست.
اما به‌جای اینکه فقط گفته‌های افراد را ثبت کنید، تلاش کنید مفهوم و منظور اصلی سخنان آنان را بنویسید.
هر زمان متوجه شدید تمرکزتان از بین رفته است ــ و این اتفاق خواهد افتاد، زیرا بخشی از سازوکار طبیعی مغز است و نشانه نقص یا ضعف شما نیست ــ صفحه یادداشت‌ها می‌تواند مسیر بازگشت شما به تمرکز باشد.
حضور ذهنی کامل را به‌عنوان یک اقدام رهبری در نظر بگیرید
اگر مسئولیت اداره جلسات را بر عهده دارید، مهم‌ترین ابزار شما برای ایجاد تغییر، اصلاح ساختار جلسات است.
یافته‌های پژوهش مایکروسافت مسیر را نشان می‌دهند:
کاهش تعداد شرکت‌کنندگان، کوتاه‌تر کردن زمان جلسات و تنظیم دستورجلسه‌ای که برای حضور هر فرد دلیل مشخصی داشته باشد، می‌تواند انجام هم‌زمان کارهای دیگر را از رفتاری وسوسه‌انگیز و رایج، به اتفاقی غیرمعمول تبدیل کند.
در انتخاب افراد دعوت‌شده به جلسه سخت‌گیر باشید.
کسی که هیچ نقشی در تصمیم‌گیری ندارد، عملاً فردی است که شما او را به انجام چند کار هم‌زمان سوق داده‌اید.
همچنین خودتان الگویی برای استاندارد رفتاری موردانتظارتان باشید.
وقتی دیگران صحبت می‌کنند، لپ‌تاپ خود را ببندید.
پیش از پاسخ دادن، آنچه را شنیده‌اید خلاصه کنید. برای مثال بگویید:
پس آنچه من از صحبت‌های شما متوجه شدم این است که نگرانی‌تان درباره خطر تأخیر در زمان‌بندی پروژه، بیشتر از نگرانی درباره بودجه است.
این نوع خلاصه‌سازی، هم نشان می‌دهد که با دقت گوش داده‌اید و هم به روشن‌تر شدن موضوع و دقیق‌تر شدن تفکر کمک می‌کند.
همچنین شرایطی ایجاد می‌کند که افراد بتوانند حقیقت را با شما در میان بگذارند؛ و شفافیت و صراحت واقعی دقیقاً از همین نقطه آغاز می‌شود.
روزی ۳ جلسه، تنها ۱ عادت
دوباره همان صفحه پر از چهره‌های حواس‌پرت را تصور کنید.
بعید است این وضعیت به این زودی‌ها تغییر کند. اعلان‌ها و پیام‌ها همچنان از راه خواهند رسید و تقویم‌های کاری همچنان پر از جلسه خواهند بود.
اما دقیقاً همین شرایط است که باعث می‌شود این مزیت قابل‌آموزش، با کمترین هزینه در دسترس شما قرار گیرد.
پیش از سه جلسه بعدی خود، تمرین بازتنظیم تمرکز ۶۰ ثانیه‌ای را انجام دهید.
از مفهوم و منظور سخنان افراد یادداشت بردارید، نه صرفاً از واژه‌هایی که به زبان می‌آورند.
در هر جلسه، دیدگاه دست‌کم یک نفر را به‌درستی خلاصه و برای او بازگو کنید.
سپس در طول یک ماه به تغییراتی که رخ می‌دهند توجه کنید.
ببینید چه کسانی بیشتر پرسش‌های خود را با شما در میان می‌گذارند و تصمیم‌های چه افرادی به‌تدریج به دریافت نظر و ارزیابی شما وابسته می‌شوند.
در جلسه‌ای که ذهن همه افراد تا حدی درگیر موضوعات دیگر است، کسی که واقعاً با تمام وجود و توجه خود حضور دارد، در نهایت به فردی تبدیل می‌شود که توجه و اعتماد جمع را در اختیار می‌گیرد.
و چه بهتر که آن فرد، شما باشید.
انتهای پیام/
