آزادسازی زمان با مدیریت ایمیل در طول هفته

تونی جیری (Tony Jeary)، نویسنده حوزه موفقیت در یادداشتی در رابطه با اهمیت مدیریت ایمیل مطرح نمود من از همه مشتریان خود (که در سطح مدیریت مشغول فعالیت هستند) می خواهم که این کار را انجام دهند:
به گزارش پایگاه خبری موفقیت شناسی، شلوغترین روز هفته خود را انتخاب کنید. هر کاری را که در آن روز انجام میدهید، هر دقیقه از روز را روی یک برگه یادداشت کنید. (اگر سه دقیقه را صرف خوردن یک کلوچه و 17 دقیقه را صرف تماشای یک کبوتر در بیرون کردهاید، آن را یادداشت کنید). یک کپی از آن جزئیات دقیقه به دقیقه را برای من فکس کنید و بیایید در مورد آن صحیت کنیم. من با صدها مدیر عامل از سرتاسر جهان کار کردهام، و میدانید وقتی این تمرین را انجام میدهند، همه آنها چه چیز مشترکی دارند؟ در شلوغترین روزهای خود در دفتر، 50 درصد از روز خود را صرف مدیریت ایمیل میکنند. وقتی برای اولین بار متوجه این الگو شدم شوکه شدم. ما در مورد رهبران بسیار ماهر و آموزش دیده صحبت میکنیم که بیشتر وقت خود را صرف ایمیل کردن (مهارت سطح پایین) در روزهایی میکنند که به تواناییهای منحصر به فرد آنها بیشتر نیاز است.
جلوگیری از اتلاف وقت با مدیریت ایمیل
اگرچه این یک روند شگفتانگیز است، اما تا زمانیکه نظرسنجی منتشر شده توسط رویترز را خواندم که نشان میداد میانگین کارگران روزانه 6.3 ساعت را صرف بررسی ایمیلهای خود میکنند، واقعاً باور نمیکردم که همهگیر باشد. علاوه بر این، آمارهای اخیر Statista نشان میدهد که یک فرد به طور متوسط حدود 321 دقیقه (کمتر از 5.5 ساعت) را صرف بررسی ایمیلهای خود میکند. این یک مشکل جدی است!!. بسیاری از مردم ساعتهای طولانیتر و طولانیتری کار میکنند، و به آن میگویند: «این چیزی است که برای موفقیت لازم است» و متوجه نیستند که تقریباً ۵.۵ ساعت در روز را صرف کاری میکنند که نباید بیش از یک ساعت طول بکشد. این حداقل 25 ساعت در هفته است که میتوانید آنرا برای گذراندن با خانواده، دنبال کردن یک سرگرمی در زندگی خود داشته باشید اگر فقط بتوانید عادتهای ایمیل خود را کنترل کنید. خبر خوب این است که شما میتوانید!!
7 نکته مدیریت ایمیل برای آزاد کردن وقت خود
در اینجا هفت نکته ساده جهت صرفهجویی در زمان برای مدیریت ایمیل آورده شده است که میتوانید همین الان از آنها برای کاهش زمان ایمیل خود استفاده کنید:
1. دیگر از زنجیره ایمیل طولانی خبری نیست.
وقتی زنجیره ایمیل شما به بیش از پنج پاسخ رفت و برگشت رسید، وقت آن است که تلفن خود را بردارید. مطمئناً، تایپ یک پاسخ سریع ممکن است آسانتر باشد، اما چیزی که فراموش میکنید به آن توجه کنید زمان تلف شده در انتظار برای پاسخ طرف مقابل است. انتظار برای پاسخ، فرآیندی را در مغز ما آغاز میکند که حلقه باز نامیده میشود. ما میخواهیم جواب سوال خود را بدانیم تا بتوانیم حلقه را ببندیم. اما از آنجایی که پاسخ بسیار طول میکشد، ما در نهایت به دنبال جای دیگری همانند فیس بوک، توییتر، اینستاگرام، یوتیوب هستیم!. مغز ما مشتاق نتیجه گیری است و اینترنت وانمود میکند که آن را فراهم میکند. بیست دقیقه بعد و ما هنوز منتظر پاسخ ایمیل هستیم و هیچ کاری انجام نشده است. در عوض، تلفن را بردارید و سریعا سوال خود را بپرسید و اینگونه براحتی حلقه را ببندید و ادامه دهید.
2. ایمیل در ساعات کند
ترفند اینجاست: وقتی میدانید مردم قرار است بلافاصله به شما ایمیل بزنند، ایمیل نزنید. در عوض، زمانی که میدانید وسوسه نمیشوید که منتظر پاسخ باشید، ایمیل خود را ارسال کنید. اگر نیاز به پاسخ فوری دارید، از راههای ارتباطی سریعتر استفاده کنید.
3. در واقع هنگام «ایمیل» ایمیل بزنید.
حرف ما ااین نیست که ایمیل ناکارآمد است. بلکه این استفاده ناکارآمد و بیهوده ما از آن است که مشکلساز شده است. وقتی در ایمیل خود هستید، ایمیل ارسال کنید. هنگام نوشتن پاسخ ایمیل، ویدیوهای یوتیوب را در مرورگر جداگانهای تماشا نکنید. هنگام ارسال فایل در رسانههای اجتماعی فعال در مرورگر خود چت نکنید. کاری را که باید انجام دهید، خارج شوید و ادامه دهید.
4. از پاسخ های آماده استفاده کنید.
اگر یک ایمیل را بیش از یک بار در هفته ارسال میکنید، باید از پاسخ های از پیش نوشته شده و آماده استفاده کنید. مطمئن نیستید که پاسخهای آماده در موقعیت شما کارساز باشد؟ این نکته مدیریت ایمیل را به مدت 30 روز امتحان کنید. از نتایج شگفتزده خواهید شد.
5. قانون 2 دقیقه.
هنگام نوشتن ایمیل، سه روز به خود زمان بدهید. از دو چیز شگفتزده خواهید شد: دو دقیقه در واقع زمان زیادی است. شما ایمیلهای زیادی مینویسید که بیش از دو دقیقه طول میکشد. اگر ایمیل شما بیش از دو دقیقه طول بکشد چه کار میکنید؟ گوشی خود را بردارید.
6. از ایمیلهای پاسخ خودکار استفاده کنید تا به مردم بگویید که مشغول هستید.
برای بیشتر افراد، بزرگترین مزاحمت چیزی نیست که میفرستید، بلکه افرادی هستند که صندوق ورودی شما را با درخواستها پر میکنند. سریعترین راه برای محدود کردن این زمانبرها، راهاندازی یک ایمیل با پاسخ خودکار است که چیزی شبیه به این را میگوید: «سلام، ممنون از ایمیل شما در حال حاضر، من کمی سرم شلوغ است و احتمالاً نمیتوانم فوراً به ایمیل شما پاسخ دهم. اگر فوری است، لطفا با تلفن همراه من تماس بگیرید. در غیر این صورت در اسرع وقت به ایمیل شما پاسخ خواهم داد متشکرم!» خواهید دید که اکثر افرادی که چنین ایمیلی از شما دریافت میکنند، به سرعت یاد میگیرند که به وقت شما احترام بگذارند.
7. یک دستیار مجازی برای مدیریت ایمیلهای خود دریافت کنید.
بسیاری از افراد از «اضطراب صندوق ورودیinbox anxiety » رنج میبرند. وضعیتی که آنها را مجبور میکند، صندوق ورودی ایمیل خود را بطور مداوم بررسی کنند. راهحل این است که شخص دیگری را برای مدیریت ایمیل خود استخدام کنید تا بتوانید زمانی را که برای بررسی غیرضروری صرف میکنید، تقسیمبندی کرده و کاهش دهید. میتوانید شخصی را استخدام کنید تا ایمیلها را مرتب، سازماندهی و حتی برنامهریزی کند تا آرامش خاطری را که برای کارآمدی لازم دارید به شما بدهد، یا میتوانید دستیارتان را – در صورت داشتن – آموزش دهید تا بتواند ایمیلهای بدون اولویت را تشخیص دهد و به آنها پاسخ دهد. این استراتژیها ساده هستند، اما کار میکنند. در ابتدا ممکن است برای ثابت ماندن تلاش کنید، اما تسلیم نشوید.
انتهای پیام/